Mezcla entre reuniones presenciales con modalidad virtual, va a hacer la nueva tendencia de reuniones en Costa Rica para las empresas y asociaciones.

Vivimos momentos de incertidumbre en donde nos vemos obligados a reinventarnos, donde nuestro mejor aliado es la tecnología y su diversificación en la práctica. 

Es un hecho que la sociedad necesita de los eventos de cualquier clase (reuniones, celebraciones, seminarios, conciertos…) para soportar el día a día. Buscando alternativas para interactuar, las personas rápidamente han buscado la viabilidad de las celebraciones mediante el implemento de limitaciones de aforos, el uso obligatorio de mascarillas, distanciamiento de seguridad y el control de temperatura hablando de la parte presencial; al mismo tiempo que se utiliza la tecnología o la virtualidad. 

¿Qué son los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son aquellos sucesos importantes y programados (de índole social, académica, artística o deportiva) los cuales combinan los actos presenciales con los actos virtuales, dando paso a eventos más interactivos y participativos. 

Por medio de la inclusión de la tecnología (virtualidad) en los eventos presenciales conseguimos un mayor alcance, ya que logramos contar con participantes de todas partes del país, o hasta incluso alrededor del mundo sin que tengan que desplazarse.

Hay que destacar que las tecnologías se encuentran a disposición de las personas, grupos u organizaciones, para brindar nuevas oportunidades a la hora de organizar un evento.

Para mantener un aforo reducido y evitar aglomeraciones, los eventos híbridos son una muy buena idea para celebrar cualquier tipo de evento, al mismo tiempo que, brinda al participante una sensación de estarlo viviendo “en carne y hueso”. 

Para que un evento de este tipo funcione y sea exitoso es importante utilizar todas las herramientas posibles para producir interacciones con los participantes; tales como votaciones en vivo, preguntas, chats, foros, gráficos 3D; además se debe tomar en cuenta las personas que están sentadas frente a su computadora o celular como si estuvieran frente a nosotros físicamente (mismas oportunidades personas presenciales o virtuales).

Eventos virtuales vs Eventos físicos

Un evento virtual es la versión online de un evento físico. En lugar de estar físicamente presentes, quienes asisten a ellos lo hacen a través de plataformas enlazados a internet. A continuación, las principales ventajas que nos ofrecen los eventos virtuales y los reales.

Como se evidencia anteriormente, no está del todo claro cuál clase de eventos es mejor, pero podemos concluir que podemos mezclar las ventajas de ambos para ofrecer un evento inolvidable y accesible para todos. 

Ventajas de los eventos híbridos (presencialidad + virtualidad)

• Ahorro en tiempo y dinero de participantes
• Posibilidad de aumentar la audiencia
• Mejora del impacto en redes sociales
• Aumento la accesibilidad en la información 
• Se puede interactuar con menos distracciones 
• Se considera las preferencias de las personas; es decir, mantenerse en un mundo físico y presencial o interactuar en un mundo virtual y tecnológico. Esto puede depender mucho de la edad de la persona, sin embargo, no es una regla. 
• Se puede llegar a un nuevo grupo de participantes que se sientan muy cómodo con el uso de las nuevas tecnologías (centennials)
• Mayor facilidad para analizar el impacto del evento, posibilidad de medir el alcance y la opinión de los asistentes

Además, en estos nuevos tiempos de COVID19, a estas ventajas se les suma:

• Cumplimiento de medidas de seguridad sin renunciar a un mayor alcance de audiencia
• Mayor facilidad para reinventar completamente un evento en el ciberespacio en caso de nuevas restricciones o limitaciones.

En definitiva, los eventos híbridos llegaron para quedarse y así brindar una alternativa más que aceptable para las empresas y personas en general.